Entorno de oficina sostenible: optimizar los procesos de negocio y ahorrar tiempo y dinero

Entorno de oficina sostenible: optimizar los procesos de negocio y ahorrar tiempo y dinero

La cuestión de la sostenibilidad ha llegado a las masas .. Las personas clasifican su basura, solo compran productos que son relevantes para ellos y optan por la electricidad verde, por el bien del medio ambiente. Lo que se ha vuelto normal en la vida privada aún no ha llegado a muchas oficinas. lentos procesos de negocio no sólo contaminan el medio ambiente, sino también el tiempo y el plan financiero

El siguiente artículo explica cómo las empresas y autónomos contribuyen con medidas sencillas para proteger el medio ambiente y ahorrar tiempo y dinero

Principio: .. Las ovejas también hace niebla

Muchas empresas subestiman las medidas a pequeña o pequeña escala que pueden ayudar a aliviar la carga sobre el medio ambiente, reducir el esfuerzo y reducir los costos. El principio rector de cualquier empresa debería ser:

Las reses pequeñas también son basura

Por esto se entiende que cada medida, independientemente de su tamaño y su resultado, es importante. En resumen, todas las medidas dan como resultado una mejora del negocio.

Diseño y liderazgo sostenibles de un negocio

Cada acción y proceso consume recursos. La mayoría de las personas no lo saben, pero su comportamiento contribuye a la protección del medio ambiente o no. Toda empresa debe definir procesos comerciales que conduzcan a

  • rápido
  • bajo costo
  • y eficiente

. Cada paso, esfuerzo y obstáculo adicional consume recursos y le cuesta tiempo y dinero a la empresa.

Las empresas pueden comenzar a optimizar el diseño de su fuerza de trabajo. Aquí hay medidas simples para lograr un gran éxito:

  • Eficiencia del material : hay proyectos que se presentan en papel o con folletos. Las empresas deben pensar cada vez, si es conveniente realizar digitalmente tal presentación
  • longevidad : .. En el área de productos de equipos de oficina para comprar que son durables y por muchos años hacer su trabajo
  • Funcionalidad : la compra de un nuevo dispositivo está destinada a optimizar el proceso comercial. Impractical son dispositivos cuya operación es complicada y difícil de aprender. Más valiosa es la compra de dispositivos funcionales que no requieren mucha explicación y están listos para su uso inmediato.
  • Base de conocimiento : muchas empresas carecen de una base central de documentación para todos los procesos internos. Proporcionar documentación facilita la resolución de problemas sin la necesidad de personal dedicado. En cambio, los empleados se informan a sí mismos de forma independiente y resuelven los problemas ellos mismos (ver Gestión del conocimiento).

La implementación de las medidas anteriores (y posteriores) solo es posible si existe un gobierno corporativo sostenible. El portal de carreras académics.de ha compilado una lista de empresas que han estado bajo un gobierno corporativo sostenible durante muchos años. Dejan en claro que las empresas pueden obtener grandes ganancias y trabajar con la conciencia tranquila al mismo tiempo.

La gestión del conocimiento como pilar central de una empresa

El objetivo de cada empresa es trabajar de manera eficiente. Todos los empleados son colegas, independientemente de su rango. Deben comunicarse, cooperar y resolver problemas juntos.

Tradicionalmente, la experiencia de una empresa la transmiten personas experimentadas a la generación más joven. Este proceso de aprendizaje no es eficiente, ya que no existe una base de conocimiento y la transferencia de experiencia se cambia a lo largo de los años (similar a la oficina postal silenciosa).

El uso de la gestión del conocimiento crea un sistema que recopila toda la información y lo hace públicamente accesible para todos los empleados de la compañía. Las propiedades de la Gestión del conocimiento son:

  • el conocimiento de todos los empleados (independientemente de la edad) haz
  • capacidades de conocimiento existentes con nuevas características de actualización
  • Creación de una base de datos con el conocimiento empresarial que es de libre acceso

Muchas empresas ya utilizan sistemas en los que se recogen los conocimientos. Cabe destacar los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (sistemas CRM). Contienen todos los datos sobre un cliente que posee la empresa. Los sistemas ayudan a los empleados más fácil de tomar decisiones y de asesorar al cliente de manera eficiente.

sistemas de CRM ayudan sólo en la relación entre la empresa y los clientes. En muchas empresas a menudo hay problemas internos. Si un empleado no puede resolver esto solo, él o ella debe pedir ayuda al personal apropiado. En este caso, ambas partes pierden un valioso tiempo de trabajo. Una base de datos central de conocimientos podría ayudar a resolver el problema en cuestión de minutos.

¿Qué tipo de implementación de la gestión del conocimiento utiliza una empresa depende de varios factores. Entre las medidas establecidas.

  • Japonés modelo SECI
  • 8 componentes de conocimiento de Probst, humo y Romhardt

sencillos y modernos soluciones de software cuya implementación es relativamente sencilla y se puede hacer en cualquier empresa

Trabajo de eficiencia energética en la oficina

Muchas empresas subestiman el potencial de una tarifa eléctrica baja y un bajo consumo de energía. De acuerdo con la EnergieAgentur.NRW [1] Uso de equipo de oficina en Alemania y tres por ciento de toda la electricidad.

El balance de energía no importaba hace unos años. Los tiempos cambian, hoy los aspectos ecológicos cuentan. El aumento de los costos de la energía y un número cada vez mayor de equipos eléctricos han aumentado el costo en los últimos años

La introducción de tecnologías de la información y de la comunicación sostenibles fallar debido a las siguientes razones: [2] .

Causa Compartir en%
incertidumbre acerca de los gastos de capital 36
falta de know-how 29
incertidumbre sobre los beneficios ambientales 20
incertidumbre acerca de 20
incertidumbre efectos en cadena económica acerca la aceptación de las medidas 13
Otros 8
n 8

la falta de conocimientos técnicos parece sorprendente. Después de todo, hay medidas que no requieren mucho conocimiento, como la compra de nuevos sistemas de PC. Incluso la incertidumbre sobre los costos de inversión asociados es infundada. Según BITKOM, una PC de oficina promedio consume 201 kilovatios-hora (kWh) de electricidad por año. Una mini PC, que es suficiente para el trabajo de oficina en muchos casos, tiene un consumo de solo 74 kWh. En el mercado de TI, no existe una afirmación general de que el uso de hardware antiguo sea más ecológico. Los dispositivos han sido eficientes desde hace años. Debido al aumento en el rendimiento, los empleados también pueden trabajar más rápido y más eficientemente

Lejos de la compra de equipos eficientes de energía (y otros dispositivos) vale la pena un vistazo a los dos puntos siguientes:.

  • tarifa eléctrica Las empresas deben contraerse regularmente con su Compruebe los proveedores de energía y negociar mejores precios
  • comportamiento . Todos los dispositivos conectados a la fuente de alimentación debe usarse con moderación y sólo cuando sea necesario. Esto solo es posible si los empleados son conscientes de ello. El cierre de los sistemas de PC después del trabajo y el juego en el modo de ahorro de energía cuando no está en uso puede ahorrar mucho dinero a lo largo del año.

reducir los volúmenes de impresión y documentos a digitalizar

potencial de ahorro grande es el tema de los volúmenes de impresión. Las impresoras están disponibles en prácticamente todas las oficinas. Desafortunadamente, rara vez se usan de manera eficiente y significativa.

  • Las empresas pueden ahorrar dinero al comprar una impresora que coincida con su volumen de impresión. Por ejemplo, imprime de manera rápida y económica en blanco y negro, pero no en color porque no se necesitan impresiones en color.
  • Ya en la compra es buscar una impresora cuyo consumo de energía y tinta es bajo. Existe un gran potencial de ahorro si los empresarios compran cartuchos de impresoras de fabricantes externos.
  • Los empleados deben estar capacitados para imprimir solo los elementos esenciales. Al imprimir, por ejemplo, puede copiar el pasaje de texto deseado en un programa de procesamiento de textos e imprimirlo con moderación. El ajuste de fuentes económicas también reduce el consumo de tinta.

Consejo : los tóneres reciclados no solo son baratos, sino que también protegen el medioambiente.

En muchas compañías se imprimen cantidades excesivas de papel. El problema es que esto crea mucho trabajo. Los empleados tienen que guardar y clasificar los documentos internos. La recuperación está asociada con una gran cantidad de tiempo. Sería más sencillo guardar los datos digitalmente y digitalizar los documentos existentes. Como resultado, los documentos en una base de datos están disponibles para todos los empleados y se puede acceder utilizando palabras clave si es necesario. El resultado: menos esfuerzo, tiempos de acceso más cortos y menos consumo de papel.

Correo y paquetes enviados respetuosos con el medio ambiente

No todos los documentos se pueden digitalizar. Cualquiera que envíe un documento a otra empresa debe tener en cuenta las reglas del destinatario. Si necesita el documento por escrito, no hay forma de evitar una expresión. Lo que puede hacer en esta situación es asegurarse de que el documento llegue de la forma más ecológica posible. Por ejemplo, las empresas pueden usar el servicio GoGreen de Deutsche Post DHL. Los envíos dentro de Alemania se envían sin condiciones climáticas sin costo adicional. También es posible ahorrar en el embalaje: al enviar correo y paquetes, las empresas pueden reciclar los envases que ya han recibido. Los cartones generalmente se pueden usar varias veces si se abren con cuidado.

Artikelbild: © Monkey Business Images / Shutterstock

La oficina de bajo consumo de energía. Tendencias en el ahorro de energía en el trabajo.


  1. Fuente: Grenn Office Survey 2009; Oficina 21, Frauenhofer IAO

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